Reuniões online: como otimizar o tempo e os resultados?

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Mulher participando de reuniões online
IMAGEM - rawpixels

As reuniões online passaram a fazer parte do dia a dia da maioria das empresas e profissionais. Afinal, se reunir para alinhar pontos, combinar estratégias, preços, enfim, todos os processos operacionais do mundo corporativo à distância são bem mais cômodo, barato e rápido do que presencialmente.

Assim, tanto no trabalho remoto quanto no híbrido utiliza-se largamente esse tipo de encontro.

No entanto, para que as reuniões sejam realmente produtivas, é preciso tomar certas medidas. Isso porque, por não serem presenciais, fica mais fácil dispersar e perder o fio da meada, além de ser mais desafiador manter a sinergia com todos os participantes do encontro.

Pensando nisso, hoje trouxemos uma lista de dicas práticas e valiosas para te ajudar a potencializar os resultados dos seus encontros profissionais online. Além disso, vamos te mostrar uma ferramenta perfeita para auxiliar nesse processo: o Transkriptor.

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Assim sendo, não deixe de ler até o final para não perder nenhuma dica importante.

Como otimizar o tempo e os resultados das reuniões online?

Para quem trabalha em home office ou em regime híbrido, as videoconferências já se tornaram parte do cotidiano profissional. Porém, não é porque são online que esses encontros não precisam ser muito bem planejados e executados para renderem os resultados esperados.

Afinal, reuniões extensas e vazias acabam com a produtividade. É aquela famosa “reunião para marcar reunião” que não sai do lugar e, depois que acaba, ainda deixa um monte de coisa para ser transcrita, atas para serem lavradas, etc.

Para evitar que isso aconteça, o primeiro passo é usar as ferramentas certas. Graças à tecnologia e à inteligência artificial, você pode delegar tarefas exaustivas e monótonas para programas automatizados. Assim, os profissionais podem se concentrar em coisas mais importantes e produtivas.

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Nesse sentido, um software capaz de transcrever áudio para texto pode ser não só útil como indispensável. Veja a seguir como funciona o Transkriptor, um dos melhores programas baseados em inteligência artificial que fazem esse tipo de tarefa.

O que é o Transkriptor?

O Transkriptor é uma ferramenta online que permite gravar, transcrever e compartilhar as suas reuniões online de forma rápida e fácil. Com o Transkriptor, você não precisa se preocupar em anotar tudo o que foi dito ou perder informações importantes. Basta adicioná-lo à reunião e ele vai gerar uma transcrição automática e precisa, que você pode editar, exportar e enviar para os participantes.

Além disso, o Transkriptor também oferece recursos como:

  • Reconhecimento de voz em vários idiomas e sotaques;
  • Identificação dos falantes e marcação do tempo;
  • Busca por palavras-chave e destaques;
  • Integração com as principais plataformas de videoconferência, como Zoom, Google Hangouts, Skype e Microsoft Teams.

Portanto, o Transkriptor é a solução ideal para você economizar tempo, organizar as suas reuniões online e garantir que todos estejam na mesma página.

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Outros pontos essenciais para reuniões online produtivas

Mulher analisando Outros pontos essenciais para reuniões online produtivas

IMAGEM – Freepik

Agora que você já conhece o Transkriptor, vamos ver algumas dicas para fazer reuniões online mais produtivas e eficazes. Seguindo essas orientações, você vai aproveitar melhor o seu tempo e o dos seus colegas, além de obter melhores resultados.

Planeje a sua reunião online

O primeiro passo é definir o objetivo, a pauta, os participantes e as responsabilidades de cada um na reunião online. Dessa forma, envie um convite por e-mail com todas essas informações e o link para acesso na plataforma escolhida.

Também estabeleça os combinados para o encontro, como manter a câmera e o microfone ligados, usar o chat para interagir e tirar dúvidas. Aliás, lembre-se de definir se as pessoas poderão fazer perguntas e fazer contribuições ao longo do encontro, se ao fim de cada tópico ou apenas no final da reunião.

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É importante que os participantes estejam cientes das regras da reunião com antecedência para evitar tumultos, constrangimentos e interrupções nocivas ao bom andamento do encontro.

Controle o tempo

Homem organizando o tempo para realizar reuniões online

IMAGEM – Freepik

Seja pontual e respeite o horário de início e fim da reunião online. Além disso, evite reagendar ou cancelar de última hora, seja você um convidado ou o anfitrião.

Mantenha o foco na pauta e evite assuntos irrelevantes ou repetitivos, e se o tema for muito extenso, divida em duas ou mais reuniões online. Afinal de contas, se você estender demais o tempo, os participantes podem ficar cansados e entediados, o que faz com que não consigam reter o conteúdo ou assimilar o que foi debatido.

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Lembre-se que o ideal é que, ao final do encontro, todos que participaram dele saiam motivados e não o contrário.

Quebre o gelo: outra regra de ouro das reuniões online

Antes de começar a reunião online, procure ter um momento de conexão com os demais participantes. Assim, faça uma pergunta, conte uma piada, elogie alguém ou compartilhe algo interessante. Isso ajuda a criar um clima mais descontraído e a melhorar o relacionamento entre as pessoas.

Isso se aplica de maneira ainda mais imperativa se a reunião for com clientes ou leads. Afinal, quanto maior a sintonia, mais provável será o fechamento do negócio.

Tente encontrar algo em comum, como a cidade natal, onde estudaram, que time a pessoa torce, enfim.

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Seja claro e participativo

Durante a reunião online, fale com clareza e objetividade, evitando ruídos ou distrações. Ouça com atenção o que os outros têm a dizer e faça perguntas ou comentários pertinentes. Ademais, incentive a participação de todos e peça feedbacks.

Faça um resumo e um plano de ação após as reuniões online

Ao final da reunião online, faça um resumo dos principais pontos discutidos, das decisões tomadas e das ações a serem realizadas. Defina os prazos, os responsáveis e os indicadores de sucesso.

Envie a transcrição da reunião online gerada pelo Transkriptor para todos os participantes, assim eles podem consultar o que foi acordado e acompanhar o progresso das tarefas.

Aliás, essa ferramenta também conta com um corretor ortográfico muito preciso. Portanto, utilize-o antes de enviar a transcrição para os outros para que tudo fique perfeito e bem alinhado.

Agora que você já sabe essas dicas valiosas para tornar suas reuniões online mais produtivas e eficientes, coloque todas elas em prática e diga adeus às “reuniões para marcar reuniões”!

Teremos o maior prazer em ouvir seus pensamentos

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