Aderir ao Simples Nacional pode ser uma ótima decisão para muitas micro e pequenas empresas no Brasil. Afinal, este regime tributário simplificado foi criado com o objetivo de facilitar a vida dos empreendedores, além de reduzir a carga tributária e a burocracia no pagamento de impostos.
Assim, ao optar pelo Simples Nacional, as empresas podem unificar a arrecadação de diversos tributos em uma única guia de pagamento. E isso torna o processo mais eficiente e mais barato.
Por isso, neste guia, vamos te mostrar com detalhes como aderir ao Simples Nacional, além de conhecer os requisitos necessários e o passo a passo para a inscrição. Também veremos mais sobre as vantagens desse regime, os documentos necessários, os prazos e as obrigações acessórias que você deve cumprir.
Sendo assim, se você é um empreendedor que deseja simplificar a gestão tributária do seu negócio e aproveitar os benefícios do Simples Nacional, não deixe de acompanhar a leitura até o final. Vamos lá?
O que é o Simples Nacional?
O Simples Nacional é um regime tributário simplificado que o Governo Federal criou, a fim de facilitar a vida das micro e pequenas empresas.
Sua instituição ocorreu pela Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006. Assim, ele unifica a arrecadação de diversos tributos federais, estaduais e municipais em uma única guia de pagamento, conhecida como DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).
Entre esses tributos estão o IRPJ, CSLL, PIS/PASEP, Cofins, IPI, ICMS, ISS e a Contribuição Patronal Previdenciária (CPP).
O principal objetivo do Simples Nacional é diminuir a carga tributária e a burocracia para as empresas de pequeno porte, para assim, incentivar a formalização e o crescimento desses negócios.
Além disso, o regime também oferece alíquotas menores e progressivas, que variam conforme o faturamento anual da empresa.
Quais as vantagens de aderir ao Simples Nacional?
Aderir ao Simples Nacional pode trazer diversas vantagens para micro e pequenas empresas. E uma das principais é a simplificação do processo de pagamento de tributos, já que é possível pagar todos os impostos em uma única guia, o DAS.
Além disso, as alíquotas do Simples Nacional são progressivas e variam conforme o faturamento da empresa. E isso pode resultar em uma carga tributária menor em comparação com outros regimes tributários.
Outra vantagem é a possibilidade de participar de licitações públicas com condições mais favoráveis. Empresas optantes pelo Simples Nacional também têm acesso mais fácil a linhas de crédito e financiamentos, uma vez que a formalização e a regularidade fiscal são vistas como pontos positivos pelas instituições financeiras.
O regime também serve como incentivo para a formalização de negócios. E isso contribui para a inclusão de mais empresas na economia formal e promove a concorrência mais justa.
Quem pode aderir ao Simples Nacional?
Para aderir ao Simples Nacional, a empresa deve atender a alguns requisitos específicos. E, em primeiro lugar, é necessário que a empresa esteja nos parâmetros de microempresa (ME) ou empresa de pequeno porte (EPP).
Para se enquadrar como microempresa é necessário possuir receita bruta anual de até R$ 360 mil, enquanto para ser uma empresa de pequeno porte, a receita bruta anual precisa ficar entre R$ 360.000,01 e R$ 4,800.000,00.
Além disso, a empresa não pode ter débitos com o INSS ou com as Fazendas Públicas Federal, Estadual ou Municipal. Também é necessário que a empresa esteja em dia com suas obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias.
Certas atividades econômicas são vedadas ao Simples Nacional. É o caso de instituições financeiras, empresas de transporte intermunicipal e interestadual de passageiros, e empresas que realizam cessão ou locação de mão de obra.
Outro ponto importante é que os sócios da empresa não podem participar do capital social de outra pessoa jurídica. Isso exceto em casos específicos previstos na legislação.
Passo a passo para aderir ao Simples Nacional
Para aderir ao Simples Nacional, você precisará seguir um processo que costuma ser bastante simples e fácil. Confira mais detalhes:
- Verifique os requisitos: Antes de iniciar o processo, garanta que sua empresa atende aos requisitos para aderir ao Simples Nacional, como ser uma microempresa (ME) ou empresa de pequeno porte (EPP) e estar em dia com as obrigações fiscais;
- Regularize pendências: Caso sua empresa tenha débitos com o INSS ou com as Fazendas Públicas, é necessário fazer a regularização antes de pedir a adesão;
- Acesse o Portal do Simples Nacional: A inscrição é feita de forma exclusiva pela internet, no Portal do Simples Nacional. Assim, o portal está disponível no site da Receita Federal;
- Preencha a solicitação: No portal, preencha a solicitação de opção pelo Simples Nacional, com todas as informações necessárias sobre a sua empresa;
- Acompanhe o processo: Depois de fazer a solicitação, acompanhe o andamento do pedido no próprio portal. Além disso, a Receita Federal pode solicitar outros documentos ou esclarecimentos.
Dessa forma, se tudo estiver correto, a Receita Federal deverá confirmar sua adesão ao Simples Nacional. E, a partir daí, sua empresa já pode usufruir dos benefícios do regime.
Documentos necessários para a adesão
Para aderir ao Simples Nacional, é muito importante reunir todos os documentos necessários para garantir que o processo ocorra de forma tranquila e sem contratempos.
Assim, entre os principais documentos que você pode precisar, podemos citar:
- Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ): O CNPJ é o registro da empresa junto à Receita Federal e é muito importante para qualquer procedimento fiscal;
- Inscrição estadual e municipal: A depender da atividade da sua empresa, pode ser necessário apresentar a inscrição estadual, para empresas que comercializam produtos, e a inscrição municipal, no caso de prestadores de serviços;
- Contrato social: O contrato social é o documento que formaliza a constituição da empresa e define as atividades que ela irá desempenhar, além de informações sobre os sócios;
- Certidões Negativas de Débitos (CND): É necessário apresentar certidões negativas de débitos com o INSS e com as Fazendas Públicas Federal, Estadual e Municipal. Isso serve para comprovar que a empresa está em dia com suas obrigações fiscais;
- Comprovante de endereço: O portal também deverá requerer um comprovante de endereço atualizado da empresa;
- Documentos dos sócios: Cópias dos documentos pessoais dos sócios, como RG e CPF, são necessários para completar a inscrição.
Qual o prazo para aderir?
De acordo com as regras do Simples Nacional, as empresas podem realizar adesão ao regime a qualquer momento, mas existem períodos específicos, que é necessário respeitar, para poder usufruir dos benefícios do regime no mesmo ano-calendário.
Sendo assim, para empresas que já estão em atividade, a solicitação de adesão deve ser feita até o último dia útil de janeiro. Se a empresa fizer a solicitação dentro desse prazo e receber a aprovação, ela será retroativa ao dia 1º de janeiro do mesmo ano.
Isso significa que todos os tributos devidos desde o início do ano serão calculados com base nas alíquotas do Simples Nacional.
Para empresas novas, é possível solicitar a adesão em até 30 dias, a partir do último deferimento de inscrição (municipal ou estadual, se houver), desde que não tenha passado 180 dias da data de abertura do CNPJ. Dessa forma, se receber a aprovação, a adesão será válida a partir da data de abertura do CNPJ.
Vale destacar que é muito importante acompanhar o status do pedido no Portal do Simples Nacional e estar atento a possíveis pendências que possam impedir a adesão.
Como regularizar pendências para aderir ao Simples Nacional?
Regularizar pendências é um passo necessário para que a empresa possa aderir ao Simples Nacional sem maiores dificuldades.
Então, o primeiro passo deve ser verificar a existência de débitos fiscais. Para tanto, acesse o site da Receita Federal e consulte se há débitos pendentes com o INSS ou com as Fazendas Públicas Federal, Estadual e Municipal.
Você também pode utilizar o e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte) para obter informações detalhadas sobre possíveis pendências.
Então, caso existam débitos, é possível negociar o pagamento por meio de parcelamentos. Afinal, a Receita Federal oferece diversas modalidades de parcelamento que podem facilitar a regularização das dívidas. Então, verifique as opções disponíveis e escolha a que melhor se adapta à situação financeira da sua empresa.
Certifique-se também de que todas as obrigações acessórias, como declarações e guias de recolhimento, estejam em dia. Afinal, a falta de entrega dessas obrigações pode gerar pendências que impedem a adesão ao Simples Nacional.
Após regularizar os débitos, solicite as Certidões Negativas de Débitos (CND) junto aos órgãos competentes. Essas certidões servem para comprovar que a empresa está em dia com suas obrigações fiscais e são indispensáveis para a adesão ao Simples Nacional.
Por fim, fique sempre atento ao status da regularização e acompanhe o processo no Portal do Simples Nacional. E, caso surjam novas pendências, você deve resolvê-las de forma rápida, para evitar atrasos na adesão.
Tributos incluídos no Simples Nacional
O Simples Nacional unifica a arrecadação de diversos tributos em uma única guia de pagamento, o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). E isso pode tornar o processo de pagamento mais simples, além de reduzir a burocracia para as micro e pequenas empresas. Os tributos incluídos no Simples Nacional são:
- Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ): Tributo federal sobre o lucro das empresas;
- Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL): Contribuição federal para o financiamento da Seguridade Social;
- Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins): Tributo federal que também financia a Seguridade Social;
- Contribuição para o PIS/PASEP: Contribuição federal que financia o Programa de Integração Social e o Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público;
- Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI): Tributo federal sobre produtos industrializados;
- Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS): Tributo estadual sobre a circulação de mercadorias e serviços de transporte interestadual e intermunicipal e de comunicação;
- Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS): Tributo municipal sobre a prestação de serviços;
- Contribuição Patronal Previdenciária (CPP): Contribuição para o financiamento da Previdência Social.
Como calcular os impostos?
Para calcular os impostos no Simples Nacional, é importante ter em mente que a aplicação da alíquota depende do faturamento bruto anual da empresa e da atividade econômica que ela exerce.
Assim, o cálculo ocorre com base nas tabelas de alíquotas progressivas, que variam conforme o Anexo ao qual a empresa pertence. Existem 5 Anexos, cada um correspondente a diferentes tipos de atividades:
- Anexo I: Comércio;
- Anexo II: Indústria;
- Anexo III: Serviços de instalação, reparos e manutenção, entre outros;
- Anexo IV: Serviços de construção de imóveis e obras de engenharia, entre outros;
- Anexo V: Serviços de auditoria, jornalismo, tecnologia, entre outros
Sendo assim, para calcular os impostos, é necessário seguir os seguintes passos:
- Comece somando todas as receitas brutas da empresa nos últimos 12 meses;
- Depois, verifique em qual Anexo a atividade principal da empresa se enquadra;
- Utilize a tabela do Anexo correspondente para encontrar a alíquota aplicável ao faturamento bruto anual da empresa;
- Então, multiplique o faturamento bruto pela alíquota para obter o valor total dos tributos a serem pagos.
O valor resultante será o montante a ser recolhido mensalmente através do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). Lembre-se que é muito importante manter um controle do faturamento e das alíquotas aplicáveis para evitar erros no cálculo dos impostos.
Obrigações acessórias no Simples Nacional
Além do pagamento dos tributos unificados, as empresas que optam pelo Simples Nacional também devem cumprir algumas obrigações acessórias. Assim, essas obrigações são importantes para manter a regularidade fiscal e evitar possíveis penalidades.
A seguir, confira as principais obrigações acessórias no Simples Nacional.
- Declaração Anual do Simples Nacional (DASN-SIMEI): As microempresas e empresas de pequeno porte devem apresentar anualmente a DASN-SIMEI, que contém informações sobre o faturamento bruto anual e outros dados importantes;
- Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS): A DEFIS deve ser entregue anualmente e contém informações sobre a situação econômica e fiscal da empresa;
- Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP): A GFIP deve ser entregue mensalmente, contendo informações sobre os empregados e os valores de FGTS e INSS a serem recolhidos;
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): As empresas devem emitir notas fiscais eletrônicas para documentar as vendas de produtos e serviços. Além disso, a emissão de NF-e é obrigatória e deve seguir as normas que a Receita Federal estabelece;
- Livro Caixa: As empresas devem manter um Livro Caixa, com os registros de todos os recebimentos e pagamentos que efetuou. Assim, esse livro é importante para o controle financeiro e para a apuração do lucro da empresa;
- Relatórios mensais: É importante elaborar relatórios mensais de faturamento e despesas para acompanhar a saúde financeira da empresa e garantir o cumprimento de todas as obrigações fiscais.
Como se manter regular?
Se manter regular ao aderir ao Simples Nacional é muito importante para garantir que sua empresa continue a usufruir dos benefícios desse regime tributário.
Então, lembre-se que o pagamento dos tributos unificados deve ser feito mensalmente através do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). Afinal, atrasos podem gerar multas e juros, além de colocar a empresa em situação irregular.
Além disso, certifique-se de entregar todas as declarações e documentos necessários, como a Declaração Anual do Simples Nacional (DASN-SIMEI), a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) e a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP).
Mantenha também a contabilidade em dia, visto que ela é fundamental para o controle financeiro da sua empresa. Assim, faça registros precisos de todas as transações e elabore relatórios mensais para acompanhar o desempenho financeiro.
Ainda mais, caso surjam pendências fiscais, trabalhistas ou previdenciárias, regularize-as o mais rápido possível para evitar problemas com a Receita Federal e outros órgãos fiscalizadores.
Lembre-se também que a legislação tributária sempre pode sofrer alterações que impactam o Simples Nacional. Então, busque se manter informado sobre as mudanças e se adapte de forma rápida para garantir a conformidade.
Por fim, contar com um contador pode ajudar a manter a empresa em conformidade com todas as exigências fiscais e contábeis. Afinal, ele pode te dar orientações e garantir que todas sua empresa está cumprindo com todas as obrigações corretamente.
Consequências de não aderir ao Simples Nacional
Não aderir ao Simples Nacional pode trazer diversas consequências para micro e pequenas empresas. E uma das principais desvantagens é a complexidade tributária.
Ou seja, empresas que não optam pelo Simples Nacional precisam lidar com muitos tributos federais, estaduais e municipais, cada um com suas próprias regras e prazos de pagamento. E isso só aumenta a burocracia e o risco de erros no cumprimento das obrigações fiscais.
Além disso, a carga tributária pode ser bem maior em outros regimes tributários, como o Lucro Presumido ou o Lucro Real. Já no Simples Nacional, as alíquotas são progressivas e variam conforme o faturamento da empresa, o que pode resultar em uma boa economia para os negócios de menor porte.
Outra consequência é a perda de competitividade. Afinal, empresas que optam pelo Simples Nacional têm acesso mais fácil a linhas de crédito e financiamentos, além de condições mais favoráveis em licitações públicas. E, não aderir ao Simples Nacional pode dificultar o acesso a esses benefícios, além de limitar as oportunidades de crescimento.
A formalização também é um ponto importante. O Simples Nacional incentiva a formalização de negócios, o que traz segurança jurídica e facilita a participação no mercado formal. Enquanto isso, as empresas que não aderem ao regime podem enfrentar dificuldades para se formalizar e operar de maneira regular.
Por fim, a falta de adesão ao Simples Nacional pode resultar em maior exposição a fiscalizações e penalidades. Afinal, a complexidade dos outros regimes tributários pode aumentar o risco de erros e, consequentemente, de autuações fiscais.
Dicas para uma adesão bem-sucedida
Para garantir uma adesão bem-sucedida ao Simples Nacional, é importante seguir algumas dicas que podem facilitar o processo e evitar contratempos.
Sendo assim, antes de iniciar o processo de adesão, garanta que sua empresa atende a todos os requisitos necessários. Faça um bom planejamento com antecedência para reunir todos os documentos e informações que serão necessários.
Mantenha também a ordem na sua documentação organizada. Afinal, ter todos os documentos organizados e atualizados é fundamental. E isso inclui o CNPJ, inscrições estadual e municipal, contrato social, certidões negativas de débitos e comprovantes de endereço.
Ademais, verifique se há débitos ou pendências fiscais, trabalhistas ou previdenciárias e regularize-os antes de solicitar a adesão. Assim, isso vai evitar atrasos e problemas durante o processo.
Seguindo essas dicas, sua empresa estará bem preparada para aderir ao Simples Nacional e aproveitar todos os benefícios desse regime tributário simplificado. Até a próxima!
